Od czego zacząć rozmowę z drukarnią?
Przy zamawianiu wizytówek, ulotek czy plakatów najlepiej od razu podać format, nakład, liczbę stron, termin odbioru oraz informację, czy projekt jest już gotowy. Sama wiadomość „ile kosztuje wydruk ulotek?” zwykle nie wystarczy do wyceny. Cena zależy między innymi od rodzaju papieru, druku jedno- lub dwustronnego i wykończenia. Przy niewielkim nakładzie może opłacać się inna metoda druku niż przy kilku tysiącach egzemplarzy, dlatego dobrze poprosić o cenę dla konkretnej liczby sztuk i ewentualnie dla drugiego wariantu nakładu.
Nie każda drukarnia wykonuje na miejscu każdy rodzaj pracy. Przed wysłaniem plików dobrze potwierdzić, czy firma przyjmuje zlecenia na dany materiał, przygotowuje projekty graficzne i zajmuje się dodatkowymi pracami, takimi jak składanie, cięcie, oprawa albo laminowanie. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy potrzebne są zaproszenia, katalogi lub materiały firmowe gotowe do rozdania, a nie tylko wydrukowane arkusze. Przy zamówieniu na określony dzień należy zapytać o termin wykonania po zaakceptowaniu projektu, nie tylko o przewidywany czas samego druku.
Plik do druku i akceptacja projektu
Plik, który dobrze wygląda na ekranie, nie zawsze nadaje się do druku. Trzeba sprawdzić wymagany format, spady, marginesy bezpieczeństwa i sposób zapisu kolorów. Jeśli tekst lub znak graficzny leży zbyt blisko krawędzi, po przycięciu może wyglądać inaczej niż w projekcie. Zdjęcia pobrane z internetu bywają za małe do wydruku plakatu, nawet jeśli na monitorze wydają się ostre. Wymagania techniczne najlepiej uzyskać od drukarni przed przygotowaniem pliku; pozwala to uniknąć poprawek tuż przed terminem realizacji.
Gdy projekt przygotowuje drukarnia, należy ustalić liczbę poprawek uwzględnionych w cenie i sposób zatwierdzania wersji końcowej. Przed akceptacją trzeba przeczytać każdy numer telefonu, adres, datę i nazwisko. W materiałach na wydarzenie jedna błędna godzina może oznaczać konieczność ponownego wydruku całego nakładu. Przy większym lub kosztowniejszym zamówieniu można zapytać o wydruk próbny albo próbkę papieru. Kolor na ekranie nie jest wiernym odpowiednikiem koloru na gotowym materiale, a gramatura papieru wpływa na to, jak wizytówka czy zaproszenie leży w dłoni.
Wycena, odbiór i rozliczenie
Przed złożeniem zamówienia należy ustalić, czy podana kwota obejmuje projekt, przygotowanie pliku, druk, wykończenie i podatek. Dobrze też potwierdzić minimalny nakład, koszt ewentualnych poprawek po akceptacji oraz sposób przekazania gotowych materiałów. Jeśli wydruki mają być dostarczone pod wskazany adres, termin i koszt dostawy powinny znaleźć się w ustaleniach. Przy odbiorze można sprawdzić liczbę egzemplarzy, zgodność formatu z zamówieniem i jakość cięcia, zanim materiały trafią do klientów albo gości.